Những nữ quản lý điều hành công việc “trên mây”

Hội họp, làm việc đều trực tuyến

Trong bốn tháng giãn cách xã hội để phòng, chống dịch COVID-19, các dự án ở Zookiz Việt Nam vẫn dày đặc nên nhân viên phải liên tục làm việc trực tuyến. Hiện nay, Zookiz đã có một mô hình làm việc linh động. Dù ở nhà hay trong văn phòng, các nhóm vẫn luôn sẵn sàng họp online và hoàn thành công việc.

Chị Dư Thị Mai Linh

Tuy nhiên, công ty đang thiếu nhiều kỹ sư công nghệ thông tin. Chị Dư Thị Mai Linh - Giám đốc chi nhánh Việt Nam của công ty - cho hay, từ năm ngoái đến nay, Zookiz thiếu hụt nhân lực trầm trọng. Có thể họ vẫn ở quê, chưa lên thành phố được hoặc ở nước ngoài và không thể nhập cảnh vào Việt Nam.

Ở Zookiz, nhân lực được săn đón nhất hiện nay là những người làm tiếp thị và thiết kế để một nhãn hàng tiếp cận khách hàng mới. Nhân lực ở mảng này cần có khả năng sáng tạo, nên phần nhiều đều có tố chất nghệ sĩ. Đối với họ, môi trường làm việc, môi trường sáng tạo mới là yếu tố quan trọng khi họ quyết định gắn bó với công việc. 

Tập đoàn MicroSave Consulting (MSC) hiện thiếu kỹ sư công nghệ, nhân viên tư vấn tài chính và chuyên gia kinh tế. Chị Trương Lệ Quyên - Quản lý MSC chi nhánh Việt Nam - cho biết, hiện rất khó tuyển kỹ sư công nghệ do họ không thích chuyển chỗ mới nếu không chắc chắn. Thêm vào đó, việc hạn chế di chuyển cũng khiến việc tuyển dụng nhân sự từ nước ngoài khó khăn hơn. Họ cần nhiều thời gian hơn trước rất nhiều để di chuyển trong khi công ty lại cần tuyển gấp. 

Các cuộc họp Công ty MicroSave Consulting đều diễn tra trực tuyến

Vì vậy, MSC nhanh chóng chuyển sang làm việc trực tuyến. Lĩnh vực tư vấn đòi hỏi sự tương tác trực tiếp với khách hàng và đối tác nên MSC phải chuyển sang làm việc trực tuyến với đối tác qua các công cụ Zoom, Google Meet và Microsoft Teams. Sau một thời gian làm việc trực tuyến, các nhân viên MSC đã quen với mô hình làm việc này và giao tiếp công việc với nhau dễ dàng hơn qua các công cụ làm việc chia sẻ như bộ tài liệu văn phòng trực tuyến từ Google Workspace.

Tạo môi trường tự do cho nhân viên

Theo Công ty Tư vấn nguồn nhân lực Navigos Search, trong giai đoạn kinh tế đang dần quay lại guồng phát triển, nhiều ngành nghề cần tuyển dụng với số lượng lớn. Riêng nhân sự công nghệ thông tin (IT), tư vấn dịch vụ tài chính và các vị trí bán hàng được dự báo sẽ tiếp tục tăng cao trong năm 2022. Hà Nội, TP.HCM và Đà Nẵng là các thành phố khát nhân lực giỏi trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (big data) và chuỗi khối (blockchain).

Tuy nhiên, nguồn cung nhân sự cho các mảng này lại chưa có nhiều nên dẫn đến sự cạnh tranh lớn giữa các doanh nghiệp đang có nhu cầu tuyển dụng. Để giữ nhân sự chủ chốt, một số doanh nghiệp đưa ra chính sách thưởng, gọi là “retention bonus”. Doanh nghiệp muốn tuyển nhân sự giỏi về cũng áp dụng chính sách thưởng để thu hút nhân tài (“sign-in bonus”) để bù khoản thưởng mà nhân viên sẽ được nhận nếu ở lại công ty cũ.

Chị Trương Lệ Quyên

Đối phó với tình trạng khan hiếm nhân sự, chị Trương Lệ Quyên không chỉ chú trọng chính sách lương, thưởng mà còn quan tâm xây dựng văn hóa làm việc nhóm cởi mở. Chị cũng mở ra chương trình đào tạo về các xu hướng mới trong ngành tài chính công nghệ bằng các dự án thực tiễn của tập đoàn. Để đầu tư vào lĩnh vực tư vấn dịch vụ tài chính số, chị mở lớp đào tạo trực tuyến và cung cấp thêm mô hình mentor (người cố vấn) 1-1. Mỗi nhân viên mới sẽ được một mentor từ nước ngoài đào tạo trong suốt sáu tháng. 

Để giữ chân nhân sự công nghệ hay nhân sự sáng tạo, chị Dư Thị Mai Linh chọn sự linh động. Chị kể, đối với nhân sự công nghệ, chị sẽ sắp xếp cho họ làm việc từ xa trong các trường hợp đặc biệt, miễn là họ đảm bảo được thời gian và chất lượng công việc và không ảnh hưởng đến người khác. Đối với các nhân sự trong mảng sáng tạo, chị tạo không gian tự do, họ có thể làm việc từ xa và điều chỉnh thời gian làm việc phù hợp với mình. 

Cho phép nhân viên có không gian làm việc thoải mái, không bị kiểm soát trong môi trường công sở, nhưng chị Mai Linh vẫn dùng phần mềm để làm việc, cũng như quản lý nhân viên để họ tự nhắc nhở mình. Thay vì đến công ty và bấm dấu vân tay đúng giờ, nhân viên cập nhật, thảo luận về công việc thông qua các “thread chat” - tức các chủ đề thảo luận. Từ ý tưởng, hình ảnh, cho đến các sản phẩm cuối cùng đều được cập nhật liên tục. Chị Mai Linh và các cấp quản lý tầm trung đều nắm rõ từng bước tiến triển của dự án cũng như đánh giá được tinh thần làm việc của nhân viên. 

Chị Mai Linh cũng cho phép nhân viên tự đề ra chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI) cho mình. Chị và các trưởng nhóm sẽ đánh giá xem mỗi nhân viên có nỗ lực để đạt được mục tiêu mà mình đề ra hay không. Sau sáu tháng, chị cùng họ đánh giá kết quả KPI mà họ đạt được và điều chỉnh chỉ số cho những tháng tiếp theo. Ngoài lương, thưởng, những người trẻ muốn được tranh luận với lãnh đạo, trong khi vẫn được góp ý kịp thời trong công việc mà mình chưa có kinh nghiệm. 

Chị Mai Linh cũng mở ra website “Cộng đồng thiết kế - co design pipeline” để mở rộng nguồn tuyển dụng, thu hút sinh viên và những người làm tự do trong ngành thiết kế. Thông qua trang web, chị đã tuyển được nhiều bạn trẻ phù hợp. Sau khi họ đủ cứng cáp, công ty đã chính thức tuyển họ. Đó cũng là cách mà công ty và ứng viên được thử thách cùng nhau xem hai bên có thực sự phù hợp hay không. 

Còn MSC sử dụng hệ thống online nội bộ để quản lý thời gian làm việc của tất cả nhân sự các nước. Nhân viên đăng nhập vào để tự sắp xếp kế hoạch làm việc của mình một cách chủ động và nhóm trưởng có thể quản lý dự án, nhân sự hoàn toàn trực tuyến. Quản lý số không chỉ giúp tiết kiệm được thời gian mà còn giảm được chi phí giấy tờ. Chị Trương Lệ Quyên chia sẻ: “Ngay cả tôi cũng phải thay đổi chứ không chỉ nhân viên. Bây giờ, tôi đã quen với cường độ họp trực tuyến với nhóm tăng đến 60 - 70% so với trước. Dù dịch bệnh đã được kiểm soát tốt hơn nhưng tôi và mọi người đã khá quen với cách làm việc trực tuyến”. 

 Mỹ Huyền