Danh thiếp cho "thời COVID-19"

Trao đổi danh thiếp giấy trong các cuộc gặp gỡ, hội họp mang tính kinh doanh đã trở thành một nếp văn hóa khó thay đổi ở nhiều nước trên thế giới. Ở một số nước châu Á như Nhật Bản, vốn đặt sự tôn trọng về chức vị lên hàng đầu, trao đổi danh thiếp đã trở thành một nghi thức quan trọng và được đưa vào những cuốn sách hướng dẫn, khóa đào tạo về giao tiếp.

Một công ty Nhật Bản có sáng kiến in meishi (danh thiếp) lên khẩu trang giúp mọi người dễ nhận ra - Ảnh: Nagaya

Danh thiếp giấy giúp những người dự họp biết được chức vụ, cấp bậc của đối phương, từ đó có cách giao tiếp phù hợp. “Nếu một người mới gặp không đưa danh thiếp cho tôi, khả năng là tôi sẽ quên họ sau đó”, Glenn Lim, một nhà quản lý của CEO Asia, công ty chuyên về kết nối kinh doanh ở Singapore, giải thích thêm.

Tuy nhiên, với tình hình dịch COVID-19 vẫn đang lây lan nhanh và rộng trên thế giới, việc trao đổi danh thiếp theo truyền thống như trên là điều khó thực hiện, ngay cả trong điều kiện các bên tổ chức được các cuộc gặp trực tiếp. Nhiều doanh nhân phải chuyển sang làm việc tại nhà, hủy các cuộc hẹn gặp bên ngoài và chọn hình thức họp qua các ứng dụng video trực tuyến.

Theo xu hướng đó, doanh số của Vistaprint, một công ty in ấn đa quốc gia, đã giảm đến 70% trong thời gian cuối tháng 3, đầu tháng 4 năm ngoái và hiện vẫn chưa có tín hiệu hồi phục hoàn toàn. Lim cho biết, trong điều kiện bình thường, mỗi tháng anh có thể phát đi khoảng 200 danh thiếp. Nhưng trong vòng 6 tháng kể từ khi Singapore thực hiện giãn cách xã hội vào tháng 3/2020, Lim chỉ còn dùng chưa đến 5 danh thiếp mỗi tháng.

Thực tế cho thấy, biết được chính xác thành phần tham dự và công việc, chức vụ mỗi người vẫn là điều rất hữu ích trong các cuộc họp. Vì lý do này, một số công ty đã làm mới hình ảnh của danh thiếp để “sống” cùng với đại dịch COVID-19. Nagaya, một công ty in ấn của Nhật, là một ví dụ. Gần đây, công này đã sáng tạo ra loại khẩu trang “Meishi Mask” có in thông tin danh thiếp của cá nhân (Meishi là danh thiếp theo tiếng Nhật). Sau khi đưa ra thị trường loại khẩu trang này, số lượt truy cập vào trang web của Nagaya đã tăng lên 65.000%.

Ứng dụng danh thiếp "ảo" của Sansan

Sansan, một công ty khác của Nhật Bản khác thì cung cấp ứng dụng “danh thiếp ảo”. Theo đó, khi tham dự một cuộc họp trực tuyến, mỗi người sẽ có một mã QR bên cạnh hình ảnh của mình, chứa đựng các thông tin của một danh thiếp với đầy đủ chi tiết về tên tổ chức, công việc, chức vụ, số điện thoại liên lạc.... Các thành viên dự họp khác chỉ cần tải ứng dụng Sansan - B2B Contact Management về điện thoại thông minh, mở ứng dụng này và quét vào mã QR của các thành viên dự họp khác để nhận danh thiếp “ảo” của các thành viên này. Từ khi ra đời vào tháng 6 năm ngoái đến nay, Sansan đã được khoảng 4.300 doanh nghiệp đăng ký sử dụng.

Công ty của Lim cũng đang dùng ứng dụng Sansan, nhưng anh cho biết chưa có ý định bỏ hẳn danh thiếp giấy truyền thống. Lim giải thích rằng, trên thực tế, nhiều người đã vào cuộc rồi hoặc chờ cho đến cuối buổi họp mới trao đổi danh thiếp ảo thay vì làm điều này ngay từ đầu, khiến cho các thành viên phải hỏi ai làm gì trong lúc đang họp, tạo ra sự bất tiện và thiếu trang trọng. Lim cho biết nhiều doanh nhân ở Singapore hiện vẫn còn yêu thích danh thiếp giấy.

Trong hai tháng vừa qua, doanh số của Express Print, một công ty in ấn, đã tăng trở lại khi nhiều người đã quay lại với hình thức gặp gỡ trực tiếp. Stephen Forshaw, Giám đốc đối ngoại của Temasek, một quỹ đầu tư của Singapore, cho biết gần đây cũng đã in thêm danh thiếp giấy sau một thời gian dài ít sử dụng. Ngay cả Edward Senju, Giám đốc khu vực Đông Nam Á của Sansan vẫn giữ một ít danh thiếp giấy trong ví để dự phòng cho các tình huống gặp gỡ trực tiếp.

Nhất Nguyên (theo the Economists)