PNO - Việc xuất hiện biến thể Omicron cho thấy thời gian làm việc tại nhà của bạn vẫn chưa kết thúc và bạn cần hệ thống lại chỗ làm việc tại nhà.
Những tưởng mọi thứ có thể trở về bình thường khi mọi người đều đã tiêm đủ vắc xin, tạo hệ miễn dịch cộng đồng thì biến thể mới xuất hiện - Omicron. Theo các nhà nghiên cứu, biến thể mới có khả năng lây lan nhanh hơn. Vì thế, việc bạn có thể làm việc tại nhà có khả năng sẽ lại kéo dài.
Joe Kissell, tác giả cuốn 'Take Control of Your Paperless Office' , cho biết: “Dù ngày càng có nhiều ngân hàng, tiện ích và các công ty khác cung cấp dịch vụ thanh toán và lập hóa đơn không cần giấy tờ, hầu hết chúng ta vẫn tích lũy hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn trang mỗi năm. Điều đó dẫn đến tình trạng lộn xộn, tràn tủ đựng hồ sơ và lãng phí thời gian cho việc tìm kiếm các tài liệu cũ".
Kissell nói rằng việc cắt hàng núi giấy này giúp tiết kiệm thời gian và không gian, đồng thời giúp tìm kiếm các tài liệu quan trọng của bạn dễ dàng hơn. Giấy cũng dễ bị hư hại do lửa và nước, trong khi các tệp kỹ thuật số có thể được bảo quản vô thời hạn trên đám mây hoặc bên ngoài trang web. Hãy bắt đầu hành trình hướng tới một văn phòng không giấy tờ với những mẹo này.
 |
| Việc dùng hóa đơn điện tử giúp hạn chế lượng giấy tờ trong văn phòng làm việc tại nhà. |
Dừng giấy trước khi nó bắt đầu: Cắt giảm thư đến bằng cách đăng ký báo cáo điện tử. Tài khoản ngân hàng, chính sách bảo hiểm và hóa đơn của bạn (thẻ tín dụng, điện nước, cáp, v.v.) rất có thể được xem và thanh toán trực tuyến. Thiết lập thanh toán tự động đơn giản hóa cuộc sống hơn nữa. Bạn cũng có thể lên mạng để chọn không nhận thư rác, chẳng hạn như danh mục và phiếu mua hàng thẻ tín dụng.
Đầu tư vào một máy quét chất lượng: Kissell khuyên bạn nên chọn kiểu máy có thể quét ít nhất 20 trang mỗi phút và xử lý cả hai mặt của trang cùng một lúc. Ông nói, để dễ dàng hơn, hãy tìm một cái có khay nạp tờ để xử lý một chồng trang cùng một lúc. Ông nói: “Có rất nhiều mẫu để lựa chọn, thường nằm trong khoảng từ 6-10 triệu đồng”.
 |
| Việc dùng các thanh toán/mail điện tử giúp hạn chế lượng giấy tờ trong văn phòng. |
Đảm bảo tài liệu có thể tìm kiếm được: "Định hình phần mềm máy quét của bạn để sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tự động biến mọi tài liệu được quét thành một tệp PDF có thể tìm kiếm được", Kissell khuyên. Điều này cho phép bạn tìm tài liệu bằng cách tìm kiếm các từ mà chúng chứa.
Hãy nhớ rằng không cần giấy tờ là một quá trình lâu dài: "Có thể mất thời gian để quét và tái chế các tài liệu cũ nhiều năm. Nhưng nếu bạn làm một vài điều mỗi ngày, bạn sẽ sớm thấy tủ đựng hồ sơ của mình dễ quản lý hơn nhiều. Để làm điều này, có thể thiết lập một thói quen để đơn giản hóa quy trình. Ví dụ, quét một vài tài liệu với ly cà phê sáng của bạn" - Kissell nói.
Kiểm tra kỹ bản quét trước khi loại bỏ bản gốc: Sau khi quét tài liệu, bạn có thể cắt nhỏ hoặc tái chế chúng. Nhưng Kissell nói rằng hãy xác nhận rằng bản quét còn nguyên vẹn trước tiên.
 |
| Việc quét các loại giấy tờ và lưu thành file mềm giúp bạn tiết kiệm không gian, thời gian. |
Sao lưu các bản quét của bạn: Đảm bảo sao lưu các tài liệu đã quét của bạn. Nếu chúng nằm trong ổ cứng máy tính của bạn, chúng cũng dễ bị hư hỏng và mất mát như tài liệu giấy. Bạn có thể lưu trữ tài liệu trên hệ thống lưu trữ dựa trên đám mây/mail/ hoặc ổ đĩa ngoài.
Thiết lập một trạm loại bỏ: Khi chọn máy hủy, hãy nhớ rằng máy hủy giấy hiệu quả hơn máy hủy dạng dải, vì nó tạo ra các mảnh nhỏ hơn không thể dễ dàng dán lại với nhau. Cắt nhỏ bất kỳ giấy nào có chứa thông tin nhạy cảm, bao gồm số tài khoản, thông tin y tế và số an sinh xã hội.
Đừng quăng tất cả mọi thứ: Phân loại giấy tờ thành hai nhóm. Nhóm một là các loại giấy tờ có thể hủy bản chính sau khi sao chép (hóa đơn, hợp đồng, số tài khoản). Nhóm hai là nhóm ngoài file lưu trữ, phải giữ lại bản chính - tài liệu pháp lý quan trọng như di chúc, giấy khai sinh và kết hôn, chức danh, chứng thư và bất cứ thứ gì có con dấu hoặc con dấu của chính phủ.
An Huỳnh
| Chia sẻ bài viết: |
Chủ tịch UBND TPHCM Phan Văn Mãi đã có cuộc họp xây dựng Đề án di dời toàn bộ nhà trên và ven sông, kênh, rạch tại TPHCM.
Báo cáo thị trường bất động sản TPHCM và các tỉnh giáp ranh của DKRA Group tháng 10/2024 cho thấy giá bán căn hộ TPHCM lên đến 493 triệu đồng/m2.
TPHCM yêu cầu tập trung giải quyết dứt điểm các dự án tồn đọng, dừng thi công, khẩn trương triển khai, hoàn thành, đưa vào sử dụng chống lãng phí, thất thoát.
Một chiếc bàn bằng gỗ, một chiếc ghế da hay họa tiết sọc... được các chuyên gia thiết kế nhận định là các xu hướng thiết kế trường tồn với thời gian.
Một chiếc bàn băng bê tông, vòng cây sen đá hay bể cạn... không chỉ dễ làm, chi phí rẻ mà còn lập tức nâng cấp khu vườn của bạn.
Sở TNMT TPHCM vừa có văn bản kiến nghị UBND TPHCM cho rà soát, chỉnh sửa quy chế phối hợp quản lý trật tự xây dựng trên địa bàn cho phù hợp.
UBND THCM vừa ban hành Quyết định về ủy quyền Sở Xây dựng thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản.
Sắp xếp lego theo màu sắc, chủng loại, phân chia theo hộc, kệ... giúp lượng lego khổng lồ của con bạn ngăn nắp hơn.
Sở Tài nguyên và Môi trường TPHCM vừa chấn chỉnh việc kiểm tra hiện trạng nhà ở, công trình xây dựng khi giải quyết thủ tục về đất đai.
Theo Bộ Xây dựng, trong quý III/2024, cả nước không có dự án nhà ở xã hội nào được hoàn thành toàn bộ, chỉ có 1 dự án hoàn thành 1 phần.
Phó Chủ tịch UBND tỉnh Bình Định Nguyễn Tự Công Hoàng vừa có kết luận chỉ đạo vướng mắc liên quan đến dự án Nhơn Hội New City.
Hiệp hội Bất động sản TPHCM vừa góp ý quy định về phương pháp xác định dân số trong các tòa nhà chung cư, nhà chung cư hỗn hợp trên địa bàn.
Học cách sắp xếp đồ trang sức để giữ cho bộ sưu tập của bạn gọn gàng, không bị rối và sẵn sàng sử dụng.
