PNO - Việc xuất hiện biến thể Omicron cho thấy thời gian làm việc tại nhà của bạn vẫn chưa kết thúc và bạn cần hệ thống lại chỗ làm việc tại nhà.
Những tưởng mọi thứ có thể trở về bình thường khi mọi người đều đã tiêm đủ vắc xin, tạo hệ miễn dịch cộng đồng thì biến thể mới xuất hiện - Omicron. Theo các nhà nghiên cứu, biến thể mới có khả năng lây lan nhanh hơn. Vì thế, việc bạn có thể làm việc tại nhà có khả năng sẽ lại kéo dài.
Joe Kissell, tác giả cuốn 'Take Control of Your Paperless Office' , cho biết: “Dù ngày càng có nhiều ngân hàng, tiện ích và các công ty khác cung cấp dịch vụ thanh toán và lập hóa đơn không cần giấy tờ, hầu hết chúng ta vẫn tích lũy hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn trang mỗi năm. Điều đó dẫn đến tình trạng lộn xộn, tràn tủ đựng hồ sơ và lãng phí thời gian cho việc tìm kiếm các tài liệu cũ".
Kissell nói rằng việc cắt hàng núi giấy này giúp tiết kiệm thời gian và không gian, đồng thời giúp tìm kiếm các tài liệu quan trọng của bạn dễ dàng hơn. Giấy cũng dễ bị hư hại do lửa và nước, trong khi các tệp kỹ thuật số có thể được bảo quản vô thời hạn trên đám mây hoặc bên ngoài trang web. Hãy bắt đầu hành trình hướng tới một văn phòng không giấy tờ với những mẹo này.
 |
| Việc dùng hóa đơn điện tử giúp hạn chế lượng giấy tờ trong văn phòng làm việc tại nhà. |
Dừng giấy trước khi nó bắt đầu: Cắt giảm thư đến bằng cách đăng ký báo cáo điện tử. Tài khoản ngân hàng, chính sách bảo hiểm và hóa đơn của bạn (thẻ tín dụng, điện nước, cáp, v.v.) rất có thể được xem và thanh toán trực tuyến. Thiết lập thanh toán tự động đơn giản hóa cuộc sống hơn nữa. Bạn cũng có thể lên mạng để chọn không nhận thư rác, chẳng hạn như danh mục và phiếu mua hàng thẻ tín dụng.
Đầu tư vào một máy quét chất lượng: Kissell khuyên bạn nên chọn kiểu máy có thể quét ít nhất 20 trang mỗi phút và xử lý cả hai mặt của trang cùng một lúc. Ông nói, để dễ dàng hơn, hãy tìm một cái có khay nạp tờ để xử lý một chồng trang cùng một lúc. Ông nói: “Có rất nhiều mẫu để lựa chọn, thường nằm trong khoảng từ 6-10 triệu đồng”.
 |
| Việc dùng các thanh toán/mail điện tử giúp hạn chế lượng giấy tờ trong văn phòng. |
Đảm bảo tài liệu có thể tìm kiếm được: "Định hình phần mềm máy quét của bạn để sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tự động biến mọi tài liệu được quét thành một tệp PDF có thể tìm kiếm được", Kissell khuyên. Điều này cho phép bạn tìm tài liệu bằng cách tìm kiếm các từ mà chúng chứa.
Hãy nhớ rằng không cần giấy tờ là một quá trình lâu dài: "Có thể mất thời gian để quét và tái chế các tài liệu cũ nhiều năm. Nhưng nếu bạn làm một vài điều mỗi ngày, bạn sẽ sớm thấy tủ đựng hồ sơ của mình dễ quản lý hơn nhiều. Để làm điều này, có thể thiết lập một thói quen để đơn giản hóa quy trình. Ví dụ, quét một vài tài liệu với ly cà phê sáng của bạn" - Kissell nói.
Kiểm tra kỹ bản quét trước khi loại bỏ bản gốc: Sau khi quét tài liệu, bạn có thể cắt nhỏ hoặc tái chế chúng. Nhưng Kissell nói rằng hãy xác nhận rằng bản quét còn nguyên vẹn trước tiên.
 |
| Việc quét các loại giấy tờ và lưu thành file mềm giúp bạn tiết kiệm không gian, thời gian. |
Sao lưu các bản quét của bạn: Đảm bảo sao lưu các tài liệu đã quét của bạn. Nếu chúng nằm trong ổ cứng máy tính của bạn, chúng cũng dễ bị hư hỏng và mất mát như tài liệu giấy. Bạn có thể lưu trữ tài liệu trên hệ thống lưu trữ dựa trên đám mây/mail/ hoặc ổ đĩa ngoài.
Thiết lập một trạm loại bỏ: Khi chọn máy hủy, hãy nhớ rằng máy hủy giấy hiệu quả hơn máy hủy dạng dải, vì nó tạo ra các mảnh nhỏ hơn không thể dễ dàng dán lại với nhau. Cắt nhỏ bất kỳ giấy nào có chứa thông tin nhạy cảm, bao gồm số tài khoản, thông tin y tế và số an sinh xã hội.
Đừng quăng tất cả mọi thứ: Phân loại giấy tờ thành hai nhóm. Nhóm một là các loại giấy tờ có thể hủy bản chính sau khi sao chép (hóa đơn, hợp đồng, số tài khoản). Nhóm hai là nhóm ngoài file lưu trữ, phải giữ lại bản chính - tài liệu pháp lý quan trọng như di chúc, giấy khai sinh và kết hôn, chức danh, chứng thư và bất cứ thứ gì có con dấu hoặc con dấu của chính phủ.
An Huỳnh
| Chia sẻ bài viết: |
UBND TPHCM vừa chỉ đạo việc thực hiện công tác quản lý chất lượng nước sạch sử dụng cho mục đích sinh hoạt tại các chung cư trên địa bàn.
Chủ tịch UBND TPHCM Phan Văn Mãi yêu cầu khẩn trương đến năm 2030, cơ bản phải di dời, tái định cư 46.000 căn nhà trên/ven sông, kênh rạch.
Bộ Xây dựng vừa có báo cáo tổng kết năm 2024 và phương hướng, nhiệm vụ năm 2025 của ngành xây dựng.
Dễ trồng không cần nhiều thời gian chăm sóc... song các loại hoa sẽ mang đến cho bạn một khu vườn mùa xuân rực rỡ.
Thủ tướng Phạm Minh Chính vừa có công điện đôn đốc chỉ đạo, tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc để thúc đẩy triển khai các dự án nhà ở xã hội.
Chủ tịch UBND TPHCM Phan Văn Mãi vừa có chỉ đạo về việc tháo dỡ khẩn cấp chung cư 440 đường Trần Hưng Đạo, phường 11, quận 5.
Theo UBND TPHCM hiện có 13 dự án với hơn 3.500 căn hộ đã tháo gỡ khó khăn nhưng chủ đầu tư vẫn chưa nộp hồ sơ cấp sổ cho dân.
Theo chuyên gia thiết kế nội thất, có 4 màu sơn có thể sơn trong phòng khách và 4 màu sơn không nên.
Sau nhiều năm khan hiếm nguồn cung nhà ở, những tháng cuối năm 2024, nhiều chủ đầu tư dự án bất động sản đã rục rịch ra hàng.
Việc đặt gần cửa sổ, nhiệt độ cao... sẽ khiến một số món đồ như tranh nghệ thuật, nội thất gỗ dễ bị hư.
Thêm màu sắc và ánh sáng độc đáo bằng cách thêm kính màu vào không gian của bạn.
Richland Residence (TP. Bến Cát) mang đến dòng tiền hấp dẫn, giúp nhà đầu tư thu lợi nhuận ngay từ tiềm năng kinh doanh và cho thuê của nhà sắp bàn giao.
Trong bối cảnh Thủ Thiêm được định hình là trung tâm tài chính, thương mại của thành phố, sự khan hiếm nguồn cung đất đẹp cùng với các dự án hạng sang...
Các chuyên gia về thiết kế, màu sắc và trang trí Giáng sinh gợi ý 6 tông màu cho dịp này năm 2024.
Dự án khu đô thị thành phố sân bay Gem Sky World do Tập đoàn Đất Xanh phát triển đã bắt đầu bàn giao những sản phẩm đầu tiên đến khách hàng.
Thời gian gần đây, cùng với sự hồi phục của thị trường bất động sản, một số dự án bất động sản “trùm mềm” đã tái khởi động, triển khai trở lại.
Sở Tài nguyên và Môi trường TPHCM (TNMT) vừa kiến nghị UBND TPHCM liên quan quỹ đất ở, nhà ở tái định cư khi Nhà nước thu hồi đất trên địa bàn.
Chủ tịch UBND TPHCM Phan Văn Mãi vừa họp xem xét tháo gỡ cho 5 dự án bất động sản có vướng mắc, khó khăn.
